FileHold Enterprise pentru organizatii medii si mari

FileHold Enterprise reprezinta cel mai rapid drum catre “biroul fara hartie”. Avand la baza o arhitectura orientata catre servicii (SOA), tehnologiile Microsoft si .NET Framework, aplicatia pentru managementul documentelor FileHold Enterprise poate fi scalata catre mii de utilizatori si milioane de documente.

Functionalitati standard FileHold Enterprise

• Aplicatia pentru scanarea documentelor: testate pe 300 de modele de scanere, poate converti documentele de pe suport hartie in documente PDF in care se pot efectua cautari dupa continut, folosind tehnologii OCR (recunoasterea textului din imagini)
• Acces securizat la documente: folosind Internet Explorer sau Firefox, utilizatorii FileHold Enterprise pot lucra cu documentele din sistem oriunde in lume prin intermediul Internet.
• Migrarea in masa a documentelor catre FileHold Enterprise: documentele existente pot fi migrate in baza de date a FileHold Enterprise de oriunde se afla ele in companie (directoare de retea, aplicatii MS Office, Outlook, CAD, etc) folosind tehnica “drag and drop” sau scripturi de import automatizate in XML
• Controlul automat al versiunilor: asigura ca toti utilizatori lucreaza pe cea mai noua versiune a unui document, prevenind in acelasi timp stergerea sau suprascrierea accidentala a documentelor
• Drepturi de securitate structurate: ofera utilizatorilor acces numai asupra documentelor pe care au dreptul sa le vada si pastreaza in acelasi timp un jurnal de audit al operatiunilor asupra documentelor si al accesarilor documentelor
• Drepturi de securitate structurate: ofera utilizatorilor acces numai asupra documentelor pe care au dreptul sa le vada si pastreaza in acelasi timp un jurnal de audit al operatiunilor asupra documentelor si al accesarilor documentelor
• Indexare cu informatii metadata: aplica informatii metadata individual sau in masa asupra documentelor folosind scheme predefinite. Salveaza automat documentele in dosarele potrivite folosind indexarea “Matter Centric”.
• Cautari simple si complexe: o cautare simpla, de tip “Google” si o fereastra de cautare complexa dupa toti parametrii documentului si dupa infomatiile metadata (este posibila salvarea parametrilor de cautare si refolosirea lor ulterioara)
• Modul puternic de raportare: FileHold Enterprise foloseste SQL 2005 Reporting Services pentru a asigura o modalitate completa si eficienta de raportare
• Controlul documentelor si al versiunilor folosind scheme de versionare: pastreaza controlul asupra versiunilor documentelor folosind scheme care asigura unicitatea fiecarui document si a fiecarui versiuni a documentului.

Structura eficienta a costurilor de licentiere
Pretul FileHold Enterprise este bazat pe o idée simpla: un cost mic per utilizator si o taxa pe folosirea efectiva sau pe sesiuni de lucru simultane. Asta inseamna: cu cat se foloseste mai mult, se plateste mai mult si beneficiarul castiga mai mult din folosirea sistemului de management al documentelor.FileHold Enterprise permite administratorului sa seteze drepturile unui utilizator de la “Doar citire” pana la “Publicare si editare” fara sa fie preocupat de costuri. Deasemenea, nu exista taxe pe volumul de documente scanate sau introduse in sistem
Instalare FileHold Enterprise este suficient de simplu de instalat astfel incat instalarea sa se poata face folosind tehnici de lucru la distanta, micsorand astfel costurile de implementare. Tot ce are de facut beneficiarul este sa pregateasca serverul conform documentului “Ghidul de pregatire al serverului” (este necesar Microsoft SQL Server 2005 si Windows 2003 R2 Standard 32 bit). Odata pregatirea serverului terminata, noi instalam FileHold Enterprise in aproximativ 2 ore. Deasemenea, oferim suport si instruire pentru personalul ca va lucra cu FileHold Enterprise.
Module optionale

• Fluxuri de lucru si modulul de aprobare a documentelor: folosit pentru a trimite documentele colegilor pentru vizualizare, comentarii si aprobare
• Vizualizatoare Brava avansate pentru vizualizarea documentelor CAD si a altor 200 de tipuri de documente direct in FileHold
• Adnotari: pentru adaugarea de adnotari, marcaje printabile si notite post-it direct in documente
• Redactii: pentru protejarea pasajelor cu informatii confidentiale din documente

FileHold Express pentru maximum 10 utilizatori

FileHold Express este punctual de intrare catre “biroul fara hartie” pentru companiile mici sau departamentele care au nevoie de o solutie completa pentru managementul documentelor si arhivarea electronica.FileHold Express este deasemenea potrivit pentru organizatiile mari care doresc sa implementeze mai intai un proiect pilot, cu costuri reduse, in domeniul managementul documentelor si sa adauge mai multi utilizatori de-a lungul timpului. FileHold Express este complet si usor upgradabil catre FileHold Enterprise, versiune care suporta mii de utilizatori si functionalitati avansate de management al documentelor

FileHold Express – Functionalitati de baza

• Aplicatie de scanare a documentelor: testate cu 300 de modele de scannere pentru a converti documentele de pe suport hartie in documente PDF, in care se pot face cautari, folosind tehnologii OCR (recunoasterea scrisului din imagini)
• Foloseste Internet Explorer sau Firefox: utilizatori pot avea acces securizat la documente din orice colt al lumii, folosind Internetul
• “Drag and drop” pentru a usura conversia in masa a documentelor companiei din actualele locuri (directoare de retea, aplicatii Office, alte aplicatii) catre baza de date FileHold
• Controlul automat al versiunilor asigura faptul ca toti utilizatorii lucreaza pe cea mai noua versiune a unui document, asigurand si protectia la stergerea sau suprascrierea accidentala a documentelor importante
• Indexarea documentelor cu informatii metadata: nu exista nici o limitare asupra felului in care pot fi definite informatii metadata pentru documente, deasemenea, folosind o interfata grafica prietenoasa, indexarea documentelor se poate face individual sau in masa, in functie de dorinta utilizatorului sau a administratorului arhivei electronice

Fara costuri ascunse
Licenta FileHold Express include aplicatia server FileHold, aplicatia pentru scanarea documentelor, licenta pentru 5 utilizatori, 3 vizualizatoare de documente integrate, un an garantie, suport pentru instalare, configurare, instruire pentru departamentul IT si cel de arhivare. Licente pentru inca 5 utilizatori suplimentari pot fi adaugate. FileHold Express vine cu un an de garantie pentru rezolvarea gratuita a eventualelor probleme ale aplicatiei. Pentru suport tehnic suplimentar, upgrade-uri si mentenanta exista programul FileCare, care se poate achizitiona la un prêt de 20% / an din pretul de achizitie al Instalare si instruire incluse
Pretul pentru FileHold Express include 5 ore de suport tehnic pentru instalare folosind tehnici de remote acces si instruire a utilizatorilor(*). Garantam cel putin 2 ore de instruire a utilizatorilor, dupa instalarea si configurarea FileHold Express. Deasemenea, punem la dispozitie manuale de instruire, tutoriale video si prezentari PowerPoint pentru ca utilizatorii finali sa poata folosi in mod efficient aplicatia. (*) – Acest cost acopera instruirea la sediul clientului numai pentru beneficiarii din Bucuresti. In cazul altor localitati, instruirea se face prin tehnici de lucru de la distanta. Daca se doreste instruirea la sediul beneficiarului, se va discuta un cost separate.

Module optionale

• Fluxuri de lucru si modulul de aprobare a documentelor: folosit pentru a trimite documentele colegilor pentru vizualizare, comentarii si aprobare
• Vizualizatoare Brava avansate pentru vizualizarea documentelor CAD si a altor 200 de tipuri de documente direct in FileHold
• Adnotari: pentru adaugarea de adnotari, marcaje printabile si notite post-it direct in documente
• Redactii: pentru protejarea pasajelor cu informatii confidentiale din documente
• Scanarea si prelucrarea documentelor: personalul nostru va poate ajuta la scanarea si indexarea documentelor in FileHold Express