FAQ - Managementul documentelor
FileHold - Intrebari frecvente
- Cat de usoara este introducerea de noi documente in biblioteca aplicatiei FileHold?
Aplicatia pentru managementul documentelor FileHold ofera un proces de adaugare si check in al documentelor foarte simplu. Documentele pot fi adaugate sau efectuate check in / check out individual sau un masa. FileHold se integreaza direct cu Microsoft Office astfel incat introducerea documentelor din aceste aplicatii este foarte simpla. Documentele pot fi “drag and drop” din Microsoft Office direct in FileHold - FileHold poate fi instalat si configurat de peronalul non-IT?
Da. Aplicatia FileHold este certificata de catre Microsoft pnetru a fi instalata de catre utilizatorii obisnuiti. Oferim ghiduri complete de instalare pentru cei ce doresc sa-si instaleze singuri aplicatia FileHold. Odata ce serverul este configurat, aplicatia FileHold se poate instala si configura in 2 ore - Cum fac sa restrictionez accesul utilizatorilor la anumite documente din FileHold?
Administratorul de sistem sau administratorul bibliotecii de documente are dreptul de a modifica si restrictiona accesul anumitor utilizatori la anumite documente. Utilizatorii sunt restrictionati in asa maniera incat nu stiu ce documente exista mai sus de nivelul lor de acces. Aplicatia FileHold se instaleaza preconfigurata cu rolurile de baza pentru utilizatori. Unui utilizator ii poate fi asociat un rol de tip “read-only” care poate numai sa vizualizeze documente. - Cum se restrictioneaza accesul la documentele produse de un departament ?
Acest lucru se poate prin listele de control al accesului la dulapurile si la dosarele cu documente. Acesta este un sistem flexibil care se bazeaza pe apartenenta la grupurile de utilizatori.
FileHold ofera functionalitati de cautare?
Aplicatia pentru managementul documentelor FileHold dispune de functionalitati avansate si complete de cautare, inclusiv un motor de indexare si cautare full-text care permite cautarea documentelor dupa continut. Capabilitatile de cautare ale FileHold includ:
- Cautare dupa cuvinte cheie
- Cautare dupa informatii asociate documentelor sau dosarelor (titlu, descriere, etc)
- Cautare full-text dupa continutul documentelor
De asemenea, aplicatia pentru managementul documentelor FileHold pune la dispozitie o interfata de cautare dupa informatiile metadata asociate documentelor. Administratorul poate defini diverse scheme metadata pentru diferite tipuri de documente. Spre exemplu, o schema pentru facturi poate cuprinde “NumeClient”, “NumarFactura”, “DataFactura”, “Valoare”. Documentele sunt apoi indexate pe baza acestor scheme iar cautarile sunt efectuate foarte rapid de catre aplicatia FileHold. - Se poate configura o cautare intinsa pe mai multe biblioteci de documente?
Se poate foarte simplu folosi bara de cautare care efectueaza cautarile in toate bibliotecile si dosarele la care utilizatorul are acces. Cautarea avansata da posibilitatea selectarii in care anume biblioteci si / sau dosare sa se efectueze cautarea. - Cand se executa o cautare salvata in browserul web, sunt arate numai primele 5 rezultate? Se poate schimba aceasta valoare la 10 sau 15 rezultate?
Sigur ca da. Se pot configura numarul de rezultate per pagina efectuand click pe meniul contextual de langa “My FileHold” si selectand “My view options”. Acest parametru se poate seta si pentru afisarea documentelor din dosare. - Ce formate de documente accepta FileHold?
Aplicatia FileHold poate stoca si lucra cu aproape toate formatele de documente. Cel mai important lucru este abilitatea de a indexa full-text si vizualiza documentele. Din acet punct de vedere, FileHold suporta toate formatele Microsoft Office, Adobe PDF, Lotus 1-2-3 pentru DOS/Windows, Freelance, Ami Pro, Word Pro, Corel WordPerfect for Windows, Corel Presentations, Quattro Pro, Plain Text (ANSE, ASCII), Mark-up Language Documents (HTML, XML, SGML), si Applix Word - Se poate lucra cu un document in FileHold dupa ce a fost facut check out?
Pentru a pastra controlul asupra versiunilor documentelor, odata ce un document a fost facut check out. Nu mai poate fi modificat pana nu i se face check in inapoi in sistem. Cand un document a fost facut check out, FileHold va arata ce utilizator a facut acest lucru si cand anume. Un alt utilizator poate face o copie a documentului care este check out si poate lucra pe acea copie. - Care sunt avantajele operarii FileHold in browserul web?
Accesul la aplicatie folosind un browser web nu depinde de locatia fizica a utilizatorului. Utilizatorul poate fi la birou sau nu, atat timp cat are acces la un browser web, poate folosi aplicatia FileHold. Se pot chiar crea conturi pentru clientii companiei, sa poate fi vizualizate documentele de interes comun. - Cum sunt tratate reviziile documentelor?
Aplicatia pentru managementul documentelor FileHold are functionalitati de jurnalizare si audit al fiecarui document care este schimbat sau facut check out. Controlul versiunilor este aplicat pentru fiecare schimbare a unui document si toate versiunile asociate unui document sunt pastrate in arhiva. Cea mai noua versiune a unui document este cea care este gasita prima in urma cautarilor. - FileHold ofera nivele de securitate pentru utilizatori?
Da. Aplicatia FileHold ofera functionalitati avansate de securitate la nivelul intregului sistem. Aplicatia pentru managementul documentelor permite definirea de politici de securitate la nivelul dulapurilor de documente, al dosarelor, al grupurilo de dosare, pana la nivelul unui document individual. Deasemenea, toate operatiile de cautare se fac tinand cont de permisiunile de securitate ale utilizatorului. - Ce structura de directoare are FileHold?
Aplicatia FileHold permite definirea de catre utilizatori si de catre administratorii sistemului de management al documentelor, la nivel centralizat, astfel incat sa existe o structura unitara de dosare si spatii de stocare a documentelor electronice la nivelul intregii companii. - Cum se poate vizualiza structura de directoare a FileHold?
FileHold pune la dispozitie un explorator grafic al structurii de dosare si documente, asemanator cu Windows Explorer. - FileHold foloseste tehnologia Single Sign On?
Da. Din punct de vedere tehnic, folosim Microsoft ADAM pentru a implementa tehnologia SSO, precum si autentificarea securizata, specifica FileHold. Sistemul se poate sincroniza cu Active Directory, LDAP, etc, pentru ca utilizatorii sa poata folosi credentialele de securitate deja existente in reteua companiei, iar administratorii sistemului de management al documentelor pot configura setarile de securitate si nivelurile de acces pentru utilizatori - FileHold stocheaza documentele in formatul lor nativ (Word, Excel, etc)?
Da, FileHold stocheaza documentele in formatul lor nativ. Toate documentele sunt stocate intr-o structura de directoare securizata care poate fi tinuta pe serverul de aplicatii, pe serverul de baze de date sau pe o unitate de stocare de retea (SAN). - FileHold functioneaza intr-un mediu .NET?
Da. Aplicatia pentru managementul documentelor si arhivare electronica FileHold este scrisa integral in .NET 2.0, folosind o arhitectura orientata spre servicii web. Dasemenea, sunt implementate in FileHold tehnologii din SQL Server, WinFX si Windows Workflow Foundation. - Aplicatia client FileHold functioneaza pe sistemele de operare Windows?
Da, FileHold este orientata catre platformele client si server Microsoft. De asemenea, interfata web a FileHold suporta si browserul Mozila Firefox, care permite accesul utilizatorilor si din alte sisteme de operare. - Aplicatia FileHold functioneaza pe sistemele de operare server Windows?
Da. Este necesar Windows 2003 Server sau Windows 2003 R2 server, impreuna cu Microsoft SQL 2000 sau Microsoft SQL 2005. Recomandam Microsoft SQL 2005 pentru ca are caracteristici de performanata mai bune - Este FileHold o aplicatie scalabila?
Da. FileHold este dezvoltata pe o arhitectura orientata spre servicii care permite o gama intreaga de configuratii, inclusiv clustere de servere. Aplicatia este testata si optimizata pentru un numar de 20,000,000 de documente, cu toate ca majoritatea clientilor nostri nu depasesc 100,000 de documente. Un numar mai mare de documente poate fi suportat cu o configuratie hardware adecvata si consultanta din partea noastra. - Aplicatia FileHold functioneaza impreuna cu baza de date Microsoft SQL Server?
FileHold Enterprise necesita Microsoft SQL Server. FileHold Express ruleaza pe veriunea gratuita a SQL Server, SQL Express. Odata cu instalarea aplicatiei pentru managementul documentelor FileHold, baza de date este automat instalata in Microsoft SQL Server. - Care sunt diferentele intre licentele per utilizator si licentele pentru acces concurent?
Vindem licente pentru utilizatorii individuali ai sistemului pentru ca acestia sa poata avea un identificator unic si o parola in sistem. Drepturile de securitate individuale pot fi asignate utilizatorilor inregistrati si toata activitatea lor in sistem este jurnalizata.
Ideea de baza este ca beneficiarul sa dispuna de licente ieftine pentru toti utilizatorii potentiali ai sistemului, pentru asigurarea unui mediu de lucru securizat si controlat. Numarul de sesiuni de lucru concurente este bazat pe frecventa si intensitatea folosirii sistemului de management al documentelor – cati utilizatori vor folosi sistemul, in acelasi timp (lucrul in ture, diferentele de fus orar, angajatii temporari, afecteaza numarul de sesiuni concurente)
Un raport standard de utilizare este intre 4 si 8 utilizatori inregistrati pentru o licenta de acces concurent. Acest raport poate varia in functie de gradul si de modul de utilizare al sistemului. - Se pot trimite mesaje email din aplicatie FileHold in exteriorul companiei?
Da, aplicatia FileHold permite trimiterea de email-uri direct din aplicatie, prin SMTP. Daca setarile SMTP sunt configurate de catre administratorul de sistem si utilizatorii au acest drept, atunci se pot trimite mesaje email direct din FileHold. - Campurile metadata pot fi setate sa fie obligatorie completarea lor?
Prin functionalitatile de administrare a librariilor de documente, orice camp metadata poate fi setat ca fiind obligatoriu, in schema de campuri metadata. Schemele de informatii metadata si cele de tipuri de documente pot fi modificate fara nici o problema. - Care este ierarhia de stocare a documentelor in FileHold?
Aplicatia FileHold dispune de o ierarhie de stocare a documentelor care emuleaza modul natural de stocare a documntelor:
Dulapuri cu documente
Sertare cu documente
Grupuri de dosare
Dosare
Tipuri de documente
Documentele efective
Infomatii metadata
Problemele care se pun in cazul existentei unui numar foarte mare de nivele de ierarhizare a structurii de stocare sunt cele de performanta si de usurinta in utilizare. Este necesar un timp mare de calcul al drepturilor de acces la documente in cazul unei structuri cu sute de niveluri.
Utilizatorii renunta sa caute documentele intr-o structura foarte stufoasa, fiind mai rapid sa efectueze o cautare. Avand in vedere ca aplicatia ofera functionalitati de cautare dupa informatiile metadata si dupa continutul documentelor, cautarea se efectueaza rapid si exact.
Odata ce un utilizator se autentifica in FileHold, aplicatia calculeaza toate permisiunile utilizatorului in cadrul ierarhiei de stocare a documentelor precum si toate operatiile pe care are dreptul sa le efectueze.
Aplicatia pentru managementul documentelor FileHold ofera un mediu de lucru simplu, flexibil si securizat, asigurand centralizarea stocarii documentelor si informatiilor metadata. - Cum functioneaza in FileHold integrarea cu Active Directory?
FileHold ofera un subsitem de sincronizare cu Active Directory bazat pe XML sub forma FileHold Active Directory Integration Toolkit. Aceasta unealta include consultanta din partea noastra si timp de implementare. Aplicatia pentru managementul documentelor foloseste Microsoft Active Directory Application Mode (ADAM), pentru a efectua sincronizarea cu Active Directory.
ADAM este versiunea simplificata a unui director de domeniu proiectat pentru autentificarea utilizatorilor din orice aplicatie, cu utilizatori locali si pentru tehnologia Single Sign On (SSO).
Fisierele XML de sincronizare sunt create de catre consultantii nostri in colaborare cu echipa beneficiarului care se ocupa de Active Directory iar la sfarsit schema ADAM este comparata si sincronizata inADAM cu schema din Active Directory. La finalul acestei operatii, un utilitar de sincronizare este rulat pentru a finaliza sincronizarea, utilitar care este introdus in Scheduled Tasks pentru a asigura sincronizarea permanenta dintre Active Directory si ADAM, Acest utilitar ruleaza in Active Directory folosind un cont read-only. - Aplicatia FileHold suporta indexarea full-text a documentelor si tehnica OCR?
Aplicatia pentru managementul documentelor FileHold poate indexa orice document care contine text. La fiecare implementare a solutiei FileHold livram si o aplicatie pentru scanarea documentelor (EMC Captiva Quick Scan Pro), care scaneaza documentele pe suport hartie, recunoaste textul din imaginile scanate folosind tehnici OCR si produce documente PDF full-text (in care se pot efectua cautari dupa continut). Aceste documente sunt importate in FileHold unde motorul de cautare si indexare le indexeaza full-text pentru ca utilizatorii sa le poata regasi in cazul cautarilor dupa continut sau dupa informatiile metadata. - Cum se folosesc separatoarele cu coduri de bare pentru a imbunatatii eficienta procesului de scanare a documentelor?
EMC Captiva Quick Sca Pro, livrat impreuna cu aplicatia FileHold poate recunoaste coduri de bare si poate crea noi documente atunci cand o pagina continand un cod de bare este detectat. Valoare codului de bare poate fi adaugata la numele documentului sau se poate crea un filtru care urmareste doar codurile de bare cu anumite valori, pentru a putea separa loturile de documente.
Un mod de a crea o pagina cu un cod de bare este de a deschide aplicatia Excel si apoi, folosind fontul pentru coduri de bare 3of9, creati un cod de bare pe pagina. Apoi pagina poate fi trimisa catre o imprimanta pentru printare.
Recomandam ca paginile de separare, ce contin coduri de bare, sa fie printate pe o hartie usor colorata (galben deschis, albastru deschis) astfel incat sa fie usor vizibile in teancul de documente care intra la scanare. Folositi culori diferite, in functie de scopul codurilor de bare.
Odata documentele scanate, este recomandat sa le plasati intr-o cutie sau mapa de arhivare pe termen lung, completati opisul asociat si trimiteti cutia intr-un depozit pentru documente. Aplicatia pentru managementul documentelor ofera o functie specializata pentru a pastra informatiile metadata asociate acestor cutii pentru depozitarea documentelor fizice pe termen lung. - Multiple roluri pot fi asignate unui singur utilizator? Poate un utilizator face parte din mai multe grupuri?
Da, un utilizator poate face parte din mai multe grupuri si fiecare grup poate avea un rol unic in cadrul sistemului. Unitatile de stocare a documentelor din FileHold (dosare, dulapuri, etc) pot avea utilizatori sau / si grupuri drept membri ai listelor de control al accesului.
Listele de control al accesului pentru Scheme ofera acces securizat si controlat la anumite tipuri de documente sau la anumite grupuri de documente.
Spre exemplu, poate exista o Schema pentru facturi si una pentru documente contabile. In acest fel, mai multe grupuri pot accesa un singur dosar, dar doar utilizatorii autorizati, pe baza schemei, pot vizualiza,sau nu, anumite documente. - Se pot stoca imagini in FileHold?
Se poate stoca orice tip de fisier in FileHold. Marimea maxima suportata a unui singur document este de 1.7GB, asa ca se pot stoca documente de dimensiuni foarte mari in aplicatia pentru managementul documentelor FileHold. Recomandam ca introducerea in sistem a unor documente foarte mari sa se faca folosind aplicatia desktop FileHold. - Cum se poate restrictiona accesul la documentele unui departament?
Acest lucru se poate face folosind listele de control al accesului, mai precis listele de control al accesului pentru dulapuri si dosare cu documente. Aceasta modalitate este flexibila si se bazeaza pe apartenenta utilizatorilor la grupuri. Functionalitatile de administrare a securitati si a utilizatorilor din FileHold permit adaugarea usoara de noi grupuri si utilizatori si le permite sa aiba acces la dosarele cu documente, intr-un mod controlat si securizat. - Aplicatia FileHold suporta lucrul colaborativ pe documente?
Da. Clientii care au implementat aplicatia pentru managementul documentelor si arhivare electronica FileHold au echipe de oameni care participa la trecerea in revista a documentelor si la fluxurile de aprobare a documentelor, fac check in / check out pe documente si folosesc sistemul centralizat de management al documentelor pentru a imbunatatii productivitatea echipelor din care fac parte. FileHold permite crearea dulapurilor, a dosarelor si grupurilor de documente pentru un grup de utilizatori care lucreaza in comun intr-un mod securizat astfel incat aceste documente pot fi accesate numai de membrii acestui grup, pentru a preveni vizualizarea si modificarea lor din exterior sau de catre alti utilizatori. - Avem documente stocate in Linux / Apache / MySQL / PHP. Este posibil sa folosim motorul de cautare al aplicatiei FileHold pentru a indexa si folosii aceste documente?
Optiunea este de a importa aceste documente in aplicatia FileHold, folosind aplicatia desktop FileHold. In momentul importului,motorul de cautare si indexare va indexa automat aceste documente astfel ele devenind parte din sistem si permitand utilizatorilor accesul la aceste documente. - Puteti oferi mai multe informatii despre tehnologia de instalare “Click Once”?
Toate aplicatiile client FileHold sunt instalate folosind tehnologia de instalare ClickOnce oferind updatarea automata cu impact minim asupra staiilor de lucru ale utilizatorilor. Administratorii IT ai beneficiarului pot instala aplicatiile client / desktop FileHold folosind un installer MSI (6MB) prin politica de domeniu si pot acorda utilizatorilor dreptul de o instala prin Control Panel -> Add/Remove Programs. - Sunt pachete de instalare diferite pentru aplicatia desktop FileHold si addin-urile pentru Microsoft Office?Programul de instalare al aplicatiei client FileHold include atat aplicatia desktop FileHold cat si pachetul de addin-uri pentru Microsoft Office. Aplicatia desktop FileHold trebuie sa fie pornita si utilizatorul autentiifcat in ea atunci cand se foloseste integrarea cu Microsoft Office, care este sub fomat unui meniu suplimentar in meniul File si sub forma unei bare de unelete noi in Office. Sunt suportate aplicatiile Visio, Outlook, Word, Excel si PowerPoint in Office 2003 si Office 2007. Este necesar ca aplicatiile Office sa fie aduse la zi cu ultimele update-uri.
In ceea ce priveste integrarea cu aplicatia Outlook, addin-ul respectiv trimite mesajele email si fisierele atasate corespunzatoare catre arhiva centrala FileHold folosind un serviciu web. Este folosit protocolul SMTP pentru a trimite din FileHold mesaje email, alerte, notificari sau copii ale documentelor, serverul de email al companiei trimitandu-le apoi mai departe.
Un mesaj email si atasamentele sale este trimis din Outlook direct in arhiva electrnica centrala a aplicatiei FileHold. - Ce informatii sunt tinute in baza de date SQL a aplicatiei FileHold si informatii sunt tinute pe disc?
Baza de date din SQL Server contine informatiile metadata despre documente, setarile de securitate ale utilizatorilor si ale intregului sistem, setarile aplicatiei, etc, dar nu si documentele efective.
Documente sunt pastrate securizat pe serverul de documente, astfel incat numai personalul IT poate avea acces la ele (pentru operatiuni de backup).
De asemenea, pe disc este pastrat, securizat, indexul full-text care ofera FileHold functionalitatea de cautare full-text in documente.
Serverul SQL, serverul de stocare a documentelor si indexul full-text trebuie sa fie toate in acelasi documeniu. - Documentele sunt stocate ca fisiere comprimate?
Aplicatia FileHold nu comprima documentele pe timpul stocarii lor. Aplicatia pentru managementul documentelor FileHold stocheaza documentele necomprimat, in formatul lor nativ.
Singura operatiune de comprimare a documentelor este efectuata atunci cand un utilizator cere mai mult de un document de pe server. Documente sunt comprimate si transmise comprimat pentru a eficientiza traficul pe retea. - Ce inseamna functionalitatea “Redaction”?
Functionalitatea de “Redaction” a aplicatiei de management al documentelor FileHold permite ascunderea intr-un mod securizat si protejarea cu parola pasajelor si paragrafelor cu infomatii confidentiale din documente (CNP, Adresa, numere de cont, etc). Acesat functionalitate este aplicabila documentelor de orice tip (imagini scanate, etc) iar informatiile sunt protejate la vizualizare si cautare. Aceste protectii sunt stocate separat intr-un fisier XML, astfel incat documentul original ramane intact. In cazul distributiei in afara sistemului de management al documentelor, aceste protectii pot fi integrate in document, pentru pastrarea confidentialitatii informatiilor. - Aplicatia de management al documentelor FileHold este o solutie de management centralizata?
Aplicatia pentru managementul documentelor este concentrata asupra managementului documentelor de lucru curent si al documentelor care se pastreaza pe termen lung. FileHold asigura managementul intregului ciclu de viata al unui document, de la creare pana la distrugere. Arhiva de documente este accesibila atat din intranet cat si din extranet si permite un management si un control centralizat asupra securittai si politicilor de stocare a documentelor. FileHold permite beneficiarilor sai renuntarea la documentele pe suport pe hartie, reducand costurile si eficientizand activitatea companiei. - Aplicatia FileHold ofera controlul asupra versiunilor documentelor?
Aplicatia pentru managementul documentelor FileHold ofera controlul asupra fluxurilor de lucru cu documente prin urmarirea tuturor modificarilor efectuate asupra unui document in cadrul unui flux de lucru sau in afara lui. Este un proces configurabil care i-a in considerare schimbarile incrementale. - In afara de a stoca un document intr-un dosar, cum procedeaza FileHold pentru a referentia si regasi un document?
Cand un document este introdus pentru prima data intr-un sistem, el trebuie marcat cu parametrii de indexare si informatii metadata pentru a putea fi ulterior regasit si pentru a putea organiza documentele. Pe langa aceste informatii metadata, FileHold dispune si de un motor de indexare si cautare full-text pentru a putea regasi documentele dupa termenii ce apar in continutul lor.
Aplicatie FileHold poate forta utilizatorii sistemului sa introduca informatiile metadata odata cu documentul pentru a asigura completarea tuturor informatiilor necesare pentru un document.
Pagina anterioara: Managementul documentelor
Pagina urmatoare: Ghid de alegerea a scannerelor
